Een factuur maken: verplichte gegevens en betaalafspraken

De verplichte gegevens

Een factuur moet aan een aantal eisen voldoen om geldig te zijn. In elk geval staat er op:

• Je naam, adres en je bedrijfsnaam.
• Je KvK-nummer en je btw-identificatienummer.
• De naam en het adres van je klant.
• De factuurdatum.
• Een uniek factuurnummer, dat aansluit op de vorige factuur.
• Een omschrijving van de geleverde producten of diensten, met de datum van levering of de periode.
• Het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag.
• Het totaalbedrag.

Factuurnummering

Je nummering moet doorlopend en uniek zijn, zonder gaten. Veel ondernemers gebruiken een systeem met het jaartal erin, zoals 2026-001, 2026-002 enzovoort. Als je een factuur verkeerd maakt, verwijder je hem niet maar maak je een creditnota en een nieuwe factuur. Zo blijft de reeks sluitend.

Betaaltermijn en betalingsafspraken

Zet de betaaltermijn en je rekeningnummer duidelijk op de factuur. Veel ondernemers gebruiken veertien dagen, maar je mag zelf kiezen, zolang het in je afspraken of voorwaarden staat. Vermeld ook je naam en factuurnummer als betalingskenmerk, dan kun je betalingen sneller koppelen.

Vraag bij grotere opdrachten om een voorschot of deelfacturen. Zo loop je minder risico en hou je je cashflow gezond.

Het juiste moment om te factureren

Stuur je factuur kort na het leveren van je werk, niet pas aan het einde van de maand of het kwartaal. Hoe eerder je factureert, hoe eerder je betaald wordt. Let ook op de btw: de factuurdatum bepaalt in welk kwartaal je de btw aangeeft, niet de datum dat de klant betaalt.

Aanpak bij uitblijvende betaling

Het overkomt bijna elke ondernemer. Pak het in stappen aan en blijf zakelijk.

• Stuur na de vervaldatum een vriendelijke herinnering.
• Blijft betaling uit, stuur dan een aanmaning met een nieuwe, korte termijn.
• Werk je met algemene voorwaarden, verwijs er dan naar voor eventuele rente en incassokosten.
• Overweeg een incassobureau of juridische stappen pas als alles is geprobeerd.

Vaste afspraken voor je facturen

Gebruik een vast sjabloon of je boekhoudprogramma, zodat er geen gegevens ontbreken. Bewaar elke verstuurde factuur, ook als hij nog niet betaald is. Zo klopt je omzet en btw altijd met wat je hebt afgesproken. Hulp nodig bij het opzetten van je facturen? Dat zit bij Plus inbegrepen.