Btw-aangifte voor starters: zo werkt het

Wat btw is en wat je ermee doet

Btw staat voor belasting over de toegevoegde waarde. Als ondernemer ontvang je die belasting namens de Belastingdienst. Het bedrag dat je bovenop je prijs rekent, draag je later af aan de Belastingdienst. Tot die tijd houd je het apart.

Het kan ook andersom: over zakelijke aankopen betaal je zelf btw aan je leveranciers. Die voorbelasting mag je in de meeste gevallen aftrekken van de btw die je moet afdragen.

De btw-tarieven

In Nederland zijn er drie tarieven, en voor een enkele dienst of verkoop gelden uitzonderingen.

• 21%: het hoge tarief, voor de meeste producten en diensten.
• 9%: het lage tarief, bijvoorbeeld voor eten en drinken en boeken.
• 0%: bijvoorbeeld voor bepaalde leveringen naar het buitenland.

Een voorbeeld

Stel dat je in een kwartaal facturen verstuurt voor € 10.000 exclusief btw, tegen 21%. Je hebt dan € 2.100 aan btw in rekening gebracht.

In dezelfde periode koop je zakelijk een laptop en wat kantoorspullen voor € 1.500 exclusief btw, en je betaalt daar € 315 btw over. Die € 315 trek je af.

Je betaalt dus € 2.100 min € 315 is € 1.785 aan de Belastingdienst. Heb je in een kwartaal meer btw betaald dan ontvangen, dan krijg je het verschil terug.

De termijnen voor je aangifte

Starters doen meestal aangifte per kwartaal. De aangifte over een kwartaal moet uiterlijk aan het einde van de maand erna binnen zijn, en ook dan moet het verschuldigde bedrag betaald zijn. Over januari tot en met maart doe je dus uiterlijk op 30 april aangifte.

Bij een groot bedrag aan terug te vragen btw, kun je in sommige gevallen per maand aangifte doen. Je krijgt je geld dan sneller terug, maar je moet ook vaker aangifte doen.

De Belastingdienst bepaalt per bedrijf welk tijdvak geldt. Je ziet dat in je Mijn Belastingdienst Zakelijk.

De verplichte gegevens op een factuur

Een klant kan alleen btw aftrekken als je factuur aan de regels voldoet. Dat geldt dus ook voor jouw leveranciers: controleer of hun facturen compleet zijn. Op een factuur horen in elk geval:

• Je naam en adres, en dat van je klant.
• Je KvK-nummer en btw-identificatienummer.
• Een factuurdatum en een uniek, doorlopend factuurnummer.
• Een omschrijving van wat je hebt geleverd.
• Het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag.

Benodigdheden voor de aangifte

Voor een goede aangifte heb je alle verkoopfacturen uit de periode nodig, en alle inkoopfacturen en bonnetjes waarover je btw terugvraagt. Zonder bon of factuur kun je de btw meestal niet aftrekken.

Wie dit pas bij de deadline bij elkaar zoekt, maakt eerder fouten. Een vaste gewoonte helpt: verwerk je facturen en bonnetjes wekelijks of in elk geval maandelijks, dan is de aangifte zo gedaan.

Veelgemaakte fouten

• Btw die je hebt ontvangen uitgeven alsof het jouw omzet is. Zet het bedrag apart, bijvoorbeeld op een aparte spaarrekening.
• Btw aftrekken zonder geldige factuur, of over kosten die niet zakelijk zijn.
• Te laat aangifte doen. Dat kan een boete opleveren, ook als je niets hoeft te betalen.
• Privé en zakelijk door elkaar halen, waardoor je btw terugvraagt over een privé-aankoop.
• Vergeten dat een factuur die je later betaalt toch in het kwartaal van de factuurdatum valt.

De kleineondernemersregeling (KOR)

Blijf je met je omzet onder een bepaald bedrag per jaar, dan kun je kiezen voor de kleineondernemersregeling. Je rekent dan geen btw aan je klanten en hoeft geen btw-aangifte te doen. Daar staat tegenover dat je ook geen btw kunt aftrekken over je inkoop.

Of de KOR slim is, hangt af van wat je verkoopt en aan wie. Verkoop je vooral aan consumenten, dan kan het gunstig zijn. Doe je veel zakelijke aankopen en verkoop je aan bedrijven, dan werkt de gewone regeling vaak beter. De grens en de voorwaarden staan op belastingdienst.nl. Wil je weten wat voor jou beter is? Dat bespreek ik graag in een kennismaking.