Bonnetjes bewaren en aftrekposten voor starters

Welke stukken je bewaart

De Belastingdienst wil kunnen controleren hoe je aan je cijfers komt. Bewaar daarom alles waarmee je omzet, kosten en btw kunt aantonen.

• Verkoopfacturen die je hebt verstuurd.
• Inkoopfacturen en bonnetjes van zakelijke aankopen.
• Bankafschriften van je zakelijke rekening.
• Contracten en offertes.
• Je urenregistratie, als je gebruik maakt van ondernemersaftrek.
• Een rittenregistratie, als je een auto zakelijk gebruikt.

Papier of digitaal

Je mag je administratie digitaal bewaren, zolang de gegevens leesbaar en volledig blijven. Een duidelijke foto of scan van een bonnetje is meestal prima. Let wel op een paar punten: thermische kassabonnen vervagen na verloop van tijd, dus maak er direct een foto van. En zorg dat je een back-up hebt, want “mijn telefoon is kapot” is geen geldige reden.

De bewaartermijn

Voor de meeste administratiegegevens geldt een bewaartermijn van zeven jaar. Voor gegevens over bepaalde onroerende zaken is dat tien jaar. De termijn begint na afloop van het boekjaar waarover het gaat.

Je hoeft die zeven jaar niet in een kast vol papier door te brengen. Een nette digitale map per jaar is genoeg.

Aftrekposten voor ondernemers

Belasting betaal je over je winst: je omzet min je kosten. Hoe meer zakelijke kosten je kunt aantonen, hoe lager je winst en dus je belasting. Daarnaast bestaan er speciale regelingen voor ondernemers die je winst verder verlagen.

• Zakelijke kosten: bijvoorbeeld software, een laptop, werkkleding, een website en je beroepsverzekering.
• Zelfstandigenaftrek: een vast bedrag aan aftrek voor wie voldoet aan het urencriterium.
• Startersaftrek: een extra aftrek in de eerste jaren van je bedrijf.
• Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA): extra aftrek als je in een jaar voldoende investeert in bedrijfsmiddelen.
• MKB-winstvrijstelling: een percentage van je winst dat vrijgesteld is van belasting.

De grens tussen zakelijk en privé

De hoofdregel: een kost is zakelijk als je hem maakt voor je bedrijf. Maar de grens is niet altijd scherp. Voor een paar kostensoorten gelden aparte regels.

• Eten en drinken met klanten: deze representatiekosten zijn maar gedeeltelijk aftrekbaar.
• Een thuiskantoor: alleen onder strikte voorwaarden aftrekbaar, en niet als je gewoon een hoekje in de woonkamer gebruikt.
• Een auto: bij privé-eigendom kun je een vergoeding per zakelijke kilometer rekenen, op basis van een goede rittenregistratie.
• Telefoon en internet: alleen het zakelijke deel.

Het urencriterium

Voor zelfstandigenaftrek en startersaftrek moet je voldoen aan het urencriterium. Dat betekent dat je in een kalenderjaar minstens 1.225 uur aan je onderneming besteedt, en dat dit meer dan de helft van je totale werktijd is. Heb je ook een baan, dan telt dat mee in die berekening.

Houd vanaf dag één bij hoeveel uur je werkt, bijvoorbeeld in een simpel spreadsheet met datum, activiteit en uren. Achteraf reconstrueren lukt zelden overtuigend, en bij een controle moet je het kunnen aantonen. Naast klantenwerk tellen ook acquisitie, administratie en opleiding mee.

Zo houd je het overzichtelijk

• Gebruik een aparte zakelijke bankrekening, zodat je privé en zakelijk niet hoeft te ontwarren.
• Fotografeer elk bonnetje direct en zet het in een map met het jaar en de maand.
• Noteer op het bonnetje waarvoor je het gekocht hebt als dat niet vanzelf duidelijk is.
• Verwerk je administratie elke week of maand, niet pas bij de deadline.

Een schoenendoos is prima om mee te beginnen

Zitten je bonnetjes nu in een map, een doos of je mailbox? Dat komt vaak voor. Samen maken we er een nette administratie van, en dan weet je ook welke kosten je hebt laten liggen.